通过了解到中小商贸流通企业管理中的那么多问题，加上自己做企业信息化也5年多了，所以整理一些思路给大家分享出来。以便帮助更多的企业家朋友和高管，帮助管理好企业，提升一些工作效率和管理水品。
第一阶段：要用好进销存软件，首先必须选择适合公司目前需求的软件品牌、软件版本、用户数（许可数）。 

   需要管理到什么程度就购买对应的软件版本、用户数。市面目前主流进销存软件有秦丝进销存（免费移动）、通用的管家婆辉煌系列、分销ERP系列、用友T1商贸宝系列、金蝶KIS商贸版等，如果是行业特性特别强的企业，还需要注意行业匹配性，比如手机行业的串号，电脑行业的主机编号，服装行业的颜色尺码，食品行业的保质期、近效期，零售行业的条码运用，珠宝行业的证书号以及医药行业的GSP等。选择软件的标准是：既满足目前的需求，又留有一定的扩展空间，预留1-3个许可或者用户数（管家婆叫用户数，用友、金蝶叫许可）。就是既满足目前需求，未来又有一定扩展性的，比如同品牌不同系列、不同版本之间补差价升级，比如增加用户数、授权许可，比如数据无缝平滑升级等。不要一次性贪多图全。购买功能太多的软件，也不要购买小品牌、价格低的软件。因为购买软件功能太多，证明会增加操作上的难度，难上手。功能太多，前期投入就大，但是很多功能却不实用或者不会用，造成浪费。小品牌、价格低，很可能稳定性、安全性方面稍微差一些，服务方面及时性、有效性、服务能力差一些。并且目前可以满足你的需求，但是你的企业是不断扩张和发展的，如果当你企业规模大了、需求复杂了。当初的小软件满足不了你需求的时候，小牌软件厂商没有大型信息化解决方案提供给你。你只有换一个大品牌软件使用。换品牌就意味着你之前购买的软件只有闲置不用，浪费了。之前的软件哪怕是200元人民币买来的也是浪费！还有更麻烦的事情在后面，因为换软件品牌，一般不支持数据平滑无缝升级，很有可能，你要重新建立基本信息，期初数据等繁琐的工作，新旧软件数据切换期间，肯定影响你企业的正常营业。所以建议选择一个大品牌软件厂商。他们有低端、中高端、大型企业运用的全套信息化软件，既可以满足目前需求，也有产品满足你未来的需求。尽量选一些可以无缝升级，扩展站点、用户数简单的软件品牌。建议品牌：秦丝、管家婆、用友、金蝶和其他行业系列。

   选好合适企业发展的进销存软件品牌之后，接下来第二步就是寻找一家公司资质好、整合资源强、服务响应快、售后团队人员多、售后服务流程完善的本地企业作为软件服务商。 

   为何服务那么重要？软件开发技术的突飞猛进，今天的“软件技术”，再也不是高科技产品了。它既是前沿基础基础性信息技术研发，也有成熟的软件技术运用。所以今天软件产品服务商的竞争主要是服务的竞争，软件服务商的选择就主要在资质和服务上，一看这家公司有多少资质，多少授权，属于代理？经销商？核心的？钻石的？铂金的？授权区域？独家授权？这个可以代表是否渠道正规、货源正规。也可以代表厂家对它的支持力度以及资源的整合力度，更可以代表这家公司在厂商系统里面说话分量、所占的角色。二看这家公司的服务实施能力。比如有多少售后服务人员，比如具体热线解答有几个？远程服务有几个？上门服务有几个？实施服务有几个？有资质的初级、中级、高级技术工程师多少？日常专职培训有几个？有多少服务人员意味着按照正常的服务量，一年可以服务多少家企业。 

   第二阶段就是软件上线前的准备、基本信息、期初数据 

   首先，软件上线前，必须准备好相关的硬件环境、网络环境。部署好服务器，有条件的企业建议购置专业的服务器，没条件的也建议购置一个配置偏好的PC机做专用服务器，除软件技术人员必要的软件为户外，禁止其他一切人员使用，否则稳定性会很差，容易中毒、缓存垃圾文件等。专业的服务器价格在7K到3W不等。推荐品牌有IBM、戴尔、惠普、联想万全等。用户数多的企业可以考虑托管在电信机房或者租用服务器，毕竟电信机房作为国家通信、通讯中心枢纽，硬件防水墙、软件防火墙都是国际上一流的配置，100M光纤共享，网速很稳定，双电双网，不会断电断网，全天候警卫24小时值班，不需要专人维护。当然有条件的企业也可以选择办公室入驻10M光纤独享，如果实在没光纤，至少也得正常网速的6-8M ADSL宽带。但是人力成本会很高，需要自己有一个专人维护，稳定性偏差。服务器操作系统，建议是windows2003，服务器的数据库，可以分为SQL2000，SQL2005，SQL2008等，看软件需要而定。 

   准备好软件环境、操作系统、数据库后，接下来第二步就是建立基本信息。建立基本信息也很关键，就像盖房子打地基一样重要。地基打得好坏，决定你的楼层能盖多少层？一个企业的进销存软件运用好与否。基本信息的建立起到至关重要的作用。市面大部分的进销存软件的产品、客户、供应商信息都是采用树形分类，所以，分类的合理与否就涉及到后面需要的报表能否出得来。另外，基本信息建立必须遵循五个原则：1、统一的编号规则；2、统一的命名规则；3、产品名称、客户名称必须完整唯一。4、专人负责在统一编号、命名规则下建立完整的产品名称、客户名称。坚决不允许出现客户简称、产品简称的情况出现。5、产品类别可以简称，产品名称必须是细化到最小的单元格。比如电脑，建议直接命名为：联想电脑扬天系列T4900DI54G500G1G独显DVD刻录。公式=品牌+产品+系列+具体型号、配置。这样的命名方式可以避免产品名称重复、不唯一，带来库存管理的混乱。客户公司命名就坚持全名。比如：昆明威豪计算机有限公司，就必须命名为全名。避免昆明威豪，威豪计算机、威豪公司、威豪软件、威豪计算机公司等简称。否则，你的应收款管理很混乱，你会发现，昆明威豪账上挂着一笔应收，威豪计算机账上也有应收，威豪软件上也有应收，你怎么管得清楚到底总的有多少应收呢。 

   公司现金银行要管理清楚，期初公司的银行账户和老板、法人的私人账户必须分开。否则，老板要用钱直接就从公司账户里面支取，客户什么时候打款过来也不清楚。现金银行肯定很混乱。虽然说公司的钱也是老板的钱，从规范的财务角度讲，就算老板要用公司里面的钱，也得有凭证才从财务处支取，这样，出纳的现金、银行日记账才会清晰明了。 

   选择好了软件产品和软件服务商，建立好基本信息，接下来，第三步就是录入期初数据。比如期初库存商品、期初应收、期初现金银行等。录入期初是手工帐和电脑账衔接的过程，只有把期初的数据尽可能的盘点清楚，后面公司管理越容易理顺。如果期初不准，后期的数据分析、报表查询就没有多大作用和意义了，因为期初数据不准，过程管理得再好，最后的数据也不准。必须在业务过程中逐步去调整数据，把软件的账面库存和仓库的实物库存盘点核对清楚。通过库存管理的报损、报溢来调整库存。再把往来核对清楚、管理好应收应付、现金银行等。 

   第三阶段是日常业务的处理 


   一、管库存的，一般不开进货类、出货类单据，管理库存的人，只需要管好库存商品数量，不能自己去做单子。仓库只需确保库存商品不被偷、被盗、水淹，确保实物入库数量、型号和入库单数量、型号一致，确保出库数量、型号和出库单一致。发货、配货必须见单照单执行，准确无误的发货、配货。进货和销售必须分开，专人负责。建议一人开采购单，一人审核、一人过账；一人开销售单，一人审核、一人过账；人手不够的情况也可以一人开单，另外一人审核兼顾过账。至少保障进货有人负责、销售有人负责、仓库有人负责。各司其责，在自己岗位权限范围内工作。分工合作。 

   管理往来的，负责把每一笔款项找到对应的出入库单据，及时准确的勾兑，管理好客户的信用额度、信用周期，统计出超期应收，简单的做一些账龄分析，资金周转率等分析。

   所有采购类、销售类、库存类、费用类、收入支出类单据快速及时准确的录入系统并审核过账，当日事，当日毕。杜绝业务有单不录，有单不审，有审核过的单子不及时过账、录单不准确、录单不及时，只有这些情况杜绝了，才能确保数据准确，报表无误，数据报表分析可以帮助企业制定更细更好的营销政策、销售方法、内控体系等。
费用的明细科目尽量建立完善，方便后期的财务费用核算，更好的做财务预算，节省开支，把每一笔费用花在最有价值的地方。一般可以核算到部门、职员、单位。

   第四阶段就是报表查询、数据统计以及分析阶段 

   进销存软件除了录入简单的基础数据以及日常几张常用单据以外，别的什么都不用做，放心等待报表结果，可以确保报表数据及时准确的呈现给需要数据分析的领导。为企业的发展提供数据支持，提供参考建议。这就是进销存软件具有的使用效果，用户无须操心里面复杂的统计公式，无须再拿着计算器或者算盘加加减减，只要通过单据形式把该录入到软件里的数据都正常录入后，软件就会自动进行运算，快速地给用户展现一目了然的多维度、多角度的业务报表和财务报表。 
   让日常工作的分工更加清晰和科学，采用进销存网版版软件，可以让销售人员，采购人员，财务人员，仓管人员等多种角色都参与到软件的管理中来，销售人员只负责货品销售方面的工作，采购人员只负责货品采购的工作，财务人员专门记录财务收支和进行帐户管理，仓管人员专门进行货品管理，多种的角色和分工让企业日常的工作能够快速地落实到个人上，每人都可以方便地完成自己的工作，减少互相之间的牵连和等待，从而大大提高了企业内部的运作效率。